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Mise à jour du profil d’utilisateur ou des renseignements du ou des comptes dans le système CITSS

Le Règlement concernant le système de plafonnement et d’échange de droits d’émission de gaz à effet de serre exige que toute modification des renseignements et documents fournis lors de l’inscription soient communiquée dans un délai de 10 jours ouvrables. De plus, ces renseignements doivent être mis à jour au moins 40 jours avant une vente aux enchères ou une vente de gré à gré du ministre, sous peine de rejet ou de retrait de l’inscription à cette vente.

Mise à jour du profil d’utilisateur

L’approbation du registraire du SPEDE n’est pas nécessaire pour modifier ou pour mettre à jour les renseignements suivants dans le système CITSS :

  • Numéro de téléphone cellulaire;
  • Nom de l’employeur et titre du poste;
  • Mot de passe.

Dans ces cas, les modifications sont apportées au profil d’utilisateur dès qu’elles sont soumises dans le système CITSS.

En revanche, toute modification ou mise à jour des renseignements suivants nécessite l’approbation du registraire du SPEDE :

  • Nom, prénom et second prénom;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse de résidence;
  • Adresse courriel.

La plupart des renseignements obligatoires dans le système CITSS ont été comparés avec ceux des documents papier au moment de l’inscription. Par conséquent, la plupart des modifications proposées dans les champs obligatoires exigent l’envoi de documents qui étayent les modifications demandées. Des instructions plus précises et personnalisées seront fournies lorsque la modification aura été soumise dans le système CITSS.

Sur réception des documents papier, le registraire analysera la demande de modification. Les changements seront apportés au profil d’utilisateur lorsque le registraire aura terminé l’analyse et approuvé la demande de modification. Un courriel automatique sera alors généré par le système CITSS pour en aviser l’utilisateur.

Pour connaître la marche à suivre pour effectuer des modifications dans le système CITSS, consultez la section 4.3 du Guide CITSS - volume 1 : Inscription des utilisateurs et gestion du profil d’utilisateur.

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Mise à jour des renseignements du ou des comptes

Le Règlement concernant le système de plafonnement et d’échange de droits d’émission de gaz à effet de serre exige que toute modification des renseignements et documents fournis lors de l’inscription soit communiquée dans un délai de 10 jours ouvrables. De plus, ces renseignements doivent être mis à jour au moins 40 jours avant une vente aux enchères ou une vente de gré à gré du ministre, sous peine de rejet ou de retrait de l’inscription à cette vente.

Lorsque l’ensemble des documents papier auront été reçus, la demande de modification sera analysée par le registraire du SPEDE. La modification sera apportée aux comptes une fois que celui-ci aura analysé et approuvé la demande. Un courriel automatique sera alors généré par le système CITSS pour aviser les représentants de comptes que les modifications ont été approuvées.

Modifications des représentants de comptes ou d’agents d’observation de comptes

L’ajout ou le retrait d’un représentant de comptes (RC) ou d’un agent d’observation de comptes (AOC) doivent d’abord être proposés directement dans le système CITSS. Seuls les utilisateurs inscrits au système CITSS dont l’identifiant d’utilisateur est actif peuvent être désignés comme RC ou comme AOC. Par ailleurs, ces utilisateurs doivent être dûment habilités à représenter l’entreprise, tel que cela est requis lors de l’étape d’inscription au système CITSS. Pour les utilisateurs qui changent d’employeur, l’étape de la vérification de l’identité et de l’habilitation devra être faite de nouveau afin d’attester leur lien avec le nouvel employeur.

Par la suite, le formulaire d’ajout d'un représentant de comptes ou d'un agent d'observation de compte devra être dûment rempli, signé et envoyé au registraire du SPEDE.

Mise à jour ou modification des renseignements généraux du ou des comptes CITSS de l’émetteur ou du participant

L’approbation du registraire du SPEDE n’est pas nécessaire pour modifier ou pour mettre à jour les renseignements suivants :

  • Adresse de l’entreprise;
  • Numéros de téléphone;
  • Adresse courriel.

Dans ces cas, les modifications sont apportées aux comptes dès qu’elles ont été soumises dans le système CITSS.

Toute modification ou mise à jour des renseignements suivants nécessite l’approbation du registraire du SPEDE :

  • Dénomination sociale et commerciale de l’entreprise;
  • Code SCIAN;
  • Numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
  • Endroit et date de constitution;
  • Numéro DUNS.

Dans chaque cas, des documents permettant de confirmer la modification seront requis. De plus, les signatures qui étaient originalement requises lors du processus d’ouverture de comptes, comme celle du représentant de comptes principal, du principal dirigeant responsable des finances ou du conseil d’administration, selon le cas, sont nécessaires. Des instructions plus précises et personnalisées seront fournies lorsque la modification aura été soumise dans le système CITSS.

Mise à jour ou modification des renseignements fournis à l’aide du formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires

Toute modification ou mise à jour des renseignements suivants doit être fournie à l’aide du formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires (PDF, 681 ko) :

  • Renseignements sur les dirigeants et les administrateurs de l’émetteur ou du participant;
  • Renseignements sur les personnes qui exercent une emprise sur l’émetteur ou sur le participant;
  • Renseignements sur les filiales et les personnes morales mères (PMM) de l’émetteur ou du participant;
  • Renseignements concernant les liens d’affaires de l’émetteur ou du participant avec d’autres émetteurs ou participants inscrits au système;
  • Renseignements sur le ou les conseillers dont les services ont été retenus pour élaborer une stratégie d'enchères;
  • Renseignements sur les établissements de l’émetteur et sur ses émissions de GES.

Le formulaire doit être dûment rempli, signé et envoyé au registraire du SPEDE.

Modification relative aux établissements d’un émetteur

L’ajout d’un établissement ou la modification des renseignements d’un établissement existant doivent d’abord être proposés directement dans le système CITSS. Par la suite, une version mise à jour du formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires (PDF, 681 ko) doit être envoyée au registraire du SPEDE.

Changement d’exploitant de l’établissement d’un émetteur

L’ancien exploitant doit aviser le ministre du changement d’exploitant, par écrit, dans les plus brefs délais. Pour ce faire, il doit préciser le nom de l’ancien exploitant, l’établissement concerné, le nom du nouvel exploitant et la date du changement.

Le nouvel exploitant, s’il ne possède pas déjà un ensemble de comptes dans le système CITSS (compte général et compte de conformité), doit procéder à la demande d’ouverture de comptes. S’il en possède déjà, il doit mettre à jour le formulaire de divulgation de structure et de liens d’affaires (PDF, 681 ko) en y indiquant le nouvel établissement. 

Pour connaître la marche à suivre pour effectuer des modifications dans le système CITSS, consultez les sections 4.2 et 4.3 du Guide CITSS - volume 2 : Ouverture et gestion de compte


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